Hinweisgebersystem, Meldekanäle, Ombudspersonen… Compliance Service? Was Sie wissen sollten…

10. Februar 2023: das dt. Hinweisgeberschutz-Gesetz steht zur Verabschiedung im Bundesrat und wird zunächst im vorliegenden Entwurf abgelehnt, Details müssen nachverhandelt werden. Der Vorbehalt einiger Länder hat einen triftigen Grund: Sie fordern weniger Bürokratie, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Uneinigkeit besteht auch hinsichtlich Regelungslücken und Kollision mit Auflagen in anderen Regelungen, die zuerst zu klären sind.

Die Folge:

Zwar hat der Bundesrat das geplante Gesetz zum Schutz von Whistleblowern vorerst gestoppt – trotzdem wird auch in Deutschland die EU-Richtlinie umgesetzt. Sie schützt Hinweisgeber im beruflichen Umfeld vor Repressalien, wenn sie Korruption, Betrügereien oder Missstände in Unternehmen oder Behörden melden. Die Einführung verzögert sich zeitlich, Änderungen werden diskutiert

Was ist als Erstes zu tun, wer unterstützt mit Implementierung von Meldesystemen, wer gestaltet die Ablaufprozesse wenn Meldungen eingehen und füllt sie mit Leben?

Welche Personen erfüllen die Anforderungen der Integrität, Vertraulichkeit, Unabhängigkeit und Kompetenz für die Kommunikation zwischen den Whistleblowern und Unternehmenslenkern?

Wer kann die Fallbearbeitung übernehmen, Fristen einhalten, und hat Erfahrung in Wirtschaftspsychologie, Datenschutz und weiteren Disziplinen?

Kann das Thema outgesourct werden, welche Organisationen bieten diese Dienstleistung an?


Anforderungen an ein Hinweisgebersystem

Insbesondere kleine Unternehmen des Mittelstandes verfügen bislang meist noch nicht über Hinweisgebersysteme. Aber auch Unternehmen, die bereits Whistleblowing-Systeme haben, müssten diese auf die neuen Anforderungen hin überprüfen und anpassen.

Eingehende Hinweise erfordern die vertrauliche, fristgerechte und kompetente Fallbearbeitung von unabhängigen, unparteiischen integren Personen, um hinweisgebende Mitarbeitende (und ggf. Betroffene) in ihrer Identität zu schützen. Dies sind oft Ombudspersonen oder eine Ombudsstelle.

Die Wahl des Hinweisgebersystems – E-Mail, Kummerbriefkasten oder digitales Hinweisgebertool?

Zur Erfüllung aller Auflagen empfiehlt sich die Einführung eines digitalen Hinweisgeber-Tools, das zahlreiche Anforderungen schon erfüllt, insbesondere Diskretion und Vertraulichkeit.

Kummerbriefkästen können von Mitarbeitern im Home Office nicht genutzt werden und auch bei Einwurf unter Beobachtung stehen, E-Mails in Firmennetzwerken sind nicht vertraulich genug, geeignete Personen die mehrsprachig und 24/7 zur Verfügung stehen sind rar.

Digitale Tools müssen individuell auf das Unternehmen und die Mitarbreiter-Strutktur konfiguriert werden. Dies sind verfügbare Sprachen, Informationstexte, Meldekrite-rien, Risikobereiche, Meldekanäle und Einiges mehr. Wir beraten Sie hierzu gerne.

Nicht zu vergessen: auch der Betriebsrat hat ein Mitsprache- und Gestaltungsrecht und muss auf alle Fälle einbezogen werden in Prozessgestaltung, Auswahl von Ombudspersonen und Entscheidung für ein Hinweisgeber-Tool.

Ombudspersonen als persönliche Anlauf- und Beschwerdestelle

Die Beauftragung einer geeigneten Ombudsperson mit der weiteren Bearbeitung eingehender Hinweise, gleich ob intern im Unternehmen oder extern beauftragt, ist der nächste Schritt.
Eine Ombudsperson hat quasi die Funktion eines Schiedsrichters im Compliance-Bereich. Das Persönlichkeitsprofil und wünschenswerte Eigenschaften:

– unparteiisch, integer, diskret
– unabhängig, resilient und belastbar
– erreichbar und flexibel
– evtl. Berufsgeheimnisträger
– erfahren und kompetent, mit Kenntnissen in Betriebswirtschaft, Datenschutz, Arbeitsrecht und Wirtschaftsstrafrecht
– sozial und psychologisch kompetent, deeskalierend
– erfahren im Umgang mit Zoll, Polizei, Staatsanwaltschaft …

Bilden mehrere Personen ein Gremium, so ist das ein Ombudsrat oder eine Ombudsstelle.

Ombudspersonen sind oft ausgebildete Datenschutzbeauftragte und/oder Compliance Officer bzw. Juristen. Sie fungieren als Vertrauensperson für Hinweisgeber bei Meldung von Unregelmäßigkeiten und Beschwerden. Sie fungieren im öffentlichen Dienst wie auch in privaten Unternehmen als zentrale Anlaufstelle im Rahmen eines Compliance Management Systems.

Die Aufgaben der Ombudspersonen:

Sie dienen unter anderem als Vermittler zwischen Unternehmen und Hinweisgeber, der Verstöße/Missstände bemerkt oder vermutet und im Zweifel nicht weiß, an wen er sich vertrauensvoll wenden kann. Sie vermitteln ebenso zwischen Unternehmen/Hinweisgeber und Betroffenen.

– Sie nehmen vertraulich Informationen mit Verdacht auf Unregelmäßigkeiten und Verstöße auf
– Schützen die Identität der Hinweisgeber und beachten ihre Verschwiegenheits-Pflicht
– Bewerten Streitigkeiten unabhängig
– Wägen die Argumente der Beteiligten ab
– Ordnen Risiken, Schäden und Kosten ein
– Berichten an Compliance-Beauftragte oder direkt an die Geschäftsführung des Unternehmens.

Sind nun Ombudspersonen eine Alternative oder eine Ergänzung zu einem digitalen Meldesystem?

Eine externe Ombudsstelle bringt Unternehmen viele Vorteile, da sie erfahren und unabhängig und aus einer gewissen Distanz – angelehnt an die betrieblichen Complianceregularien – beide Seiten in einem Streitfall beraten kann. Das Unternehmen muss keine eigene Kompetenz schaffen und Kapazität aufbauen.

Und der Hinweisgeber kann auf die Integrität vertrauen und sicher sein, dass seine Anonymität gewahrt bleibt.

Whistleblower sind in der Wirtschaft nicht besonders beliebt. Doch seitdem große Unternehmen Ombudsstelle nutzen und auch die Vorteile und den Wert von nutzstiftenden Hinweisen erkennen, wird der Begriff Whistleblowing zunehmend positiver bewertet und nicht zuletzt auf das bevorstehende Hinweisgeberschutz- Gesetz zielend auch positiver wahrgenommen. Viele Unternehmen haben den Wert eines HWG-Tools erst nach dessen Einführung erkannt, sobald Klarheit über Tatbestände Aufschluss darüber gaben, was im Unternehmen schief läuft, fehlt, Reputation und Geld kosten kann. Auch wenn Hinweise nicht in großer Zahl eingehen, so sind sie doch überwiegend relevant und liefern wertvolle Erkenntnisse, auf die dann Abhilfemaßnahmen folgen.

Fazit:

Bei Nutzung eines digitalen Hinweisgebertools kombiniert mit Auslagerung der Prozesse für Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen an eine integre Ombudsstelle können positive Synergien das Unternehmen organisatorisch und personell entlasten und gleichzeitig eine Vertrauenskultur fördern.

Die Alternative: Compliance as a Service – die Outsourcing-Lösung

Was tun jetzt Unternehmen, die weder die erforderliche Kapazität und Kompetenz noch die unparteiische Stellung abbilden können? Welche mittelständische Unternehmen betreiben ein Compliance Office oder haben entsprechende Compliance-Beauftragte? Bedenken an Urlaubsansprüche, Krankentage und generell der Mangel an Fachkräften sowie der finanzielle Aufwand für Recruiting und Qualifizierung entsprechender Personen sind durchaus berechtigt. Sie stellen die Einhaltung der vorgeschriebenen Fristen für Kontaktaufnahme, Relevanzbeurteilung der Meldung, Kommunikation mit dem Hinweisgeber und ggf. Einleitung weiterer Schritte in Frage.

Dafür gibt es Servicegesellschaften, die bei Auswahl und Konfiguration eines HWG-Tools unterstützen, als Ombudsstelle fungieren und die gesamte Kette der Ablaufprozesse abbilden können. Erfahren, kompetent, integer, unabhängig, wie beispielweise www.complian-se.com.

Literaturhinweis:
Information des Bundesministeriums der Justiz -aktuelle Gesetzgebungsverfahren
https://www.bmj.de/SharedDocs/Gesetzgebungsverfahren/DE/Hinweisgeberschutz.html