Ein Beitrag von Oliver Unterburger.
In meinen Projekten erlebe ich es immer wieder, dass die meistens im Herbst eines Jahres erstellte Budgetplanung nicht ausreichend konsistent ist. Dies sollte unbedingt vermieden werden, da es im folgenden Jahr erhebliche Konsequenzen haben kann.
Gründe für eine nicht wirklich konsistente Budgetplanung sind häufig Zeitknappheit bzw. der Mangel an entsprechenden personellen Ressourcen, manchmal gepaart mit der Auffassung, eine Budgetplanung könne gar nicht genau sein, da sich das kommende Jahr in aller Regel anders entwickelt, als erwartet. Das ist zwar nicht ganz falsch, aber auch nur die „halbe Wahrheit“.
Eine gut organisierte und auch gut vorbereitete Budgetplanung bringt im folgenden Jahr erhebliche Vorteile. Durch eine möglichst genaue Umsatzplanung, die immer auf einzelne Produkte/Dienstleistungen heruntergebrochen werden sollte und außerdem je nach Branche ggf. auch eine „Saisonkurve“, zumindest aber schon für die Liquiditätsplanung möglichst genaue Monatswerte enthalten sollte, kann man im folgenden Jahr Unterschreitungen, ggf. auch Überschreitungen der Planwerte wesentlich exakter analysieren.
Dies gilt auch für die Kostenseite. Je genauer die einzelnen Kosten – abhängig vom Umsatz bzw. der Auslastung – geplant worden sind, desto besser kann man später entsprechende Abweichungen auch inhaltlich analysieren und in der Folge im Idealfall ggf. gut gegensteuern. Ist die Planung dagegen eher grob geschätzt und auch im Detaillierungsgrad relativ ungenau, ist dies oft nur schwer möglich. Man weiß zwar, dass die Kosten in einem bestimmten Bereich „in Summe“ höher sind als geplant, kann dies aber nicht mehr genau herunterbrechen und deshalb auch nicht gut gegensteuern.
Bei Startups ergibt sich nach meiner Erfahrung darüber hinaus das Problem, dass man zum einen häufig keine guten Vergangenheitswerte hat, da das Unternehmen noch nicht lange existiert. Zum anderen wollen Investoren häufig eine von Umsatz- und Kostentreibern abhängige Planung bzw. eine entsprechende Vorschau für mehrere Jahre. Bei z. B. erheblicher Unterschreitung der gesetzten Umsatzziele kann dies für die Kostenstruktur eines Startups, insbesondere bei den Fixkosten, später zu erheblichen Verwerfungen führen.
Hier wird deshalb häufig in Umsatz- und Kostentreiber-abhängigen Szenarien geplant (Best-Case, Middle-Case, Worst-Case), um bereits während der Planung festzustellen, wie sich bei unterschiedlich hohen Umsätzen bzw. unterschiedlich starker Auslastung die übrigen (Fix-)Kosten entwickeln. Stellt sich hier heraus, dass dies in bestimmten Bereichen erhebliche Auswirkungen hat, kann man schon bei der Planung z. B. von fest angestellten Mitarbeitern zu Leiharbeitnehmern oder freien Mitarbeitern umschwenken. Bei Computer-Hardware oder Software kann man statt des Kaufs auf skalierbare Mietlösungen umsteigen, um beschäftigungsabhängige Kosten zu sparen.
Im Zweifel kann auch die Digitalisierung von bisher manuell ausgeführten Prozessen hier eine Lösung sein. Statt z. B. Mitarbeiter in einem Call-Center einzustellen oder eine entsprechende Call-Center-Agentur zu beauftragen, könnte man möglicherweise bestimmte Aufgaben durch einen Chat-Bot erledigen lassen. Statt manuell IT-Einrichtungen vorzunehmen, könnten man dies z. B. durch entsprechende (Miet-) Software automatisieren.
Diese Überlegungen bzw. die Umsetzung entsprechender Maßnahmen ist später umso leichter und schneller möglich, je früher man sich damit beschäftigt hat, insbesondere bei der Budgetplanung. Dann kennen Sie im Zweifel bereits Anbieter, Preise und Kosten, ggf. auch Einrichtungs- und Lieferzeiten und können bei Bedarf schnell reagieren.
Im Idealfall können Sie dann im kommenden Jahr Ihr Unternehmen auf der Basis dieser konsistenten Budgetplanung wirklich steuern und haben eine sehr gute Ausgangslage, um bei Abweichungen von der Planung zum einen die Ursachen klar zu analysieren, zum anderen kurzfristig geeignete Gegenmaßnahmen wahlweise auf der Umsatz- oder der Kostenseite ergreifen.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass auch in Ihrem Unternehmen zu wenig Aufmerksamkeit auf eine wirklich konsistente Budgetplanung verwendet wird oder wurde und Sie Wert auf den „Blick von außen“ legen, sprechen Sie mich gerne an. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.
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Oliver Unterburger – CONSULTING
Beratung für kleine und mittelständische Unternehmen
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