In einem meiner Projekte bei einem metallverarbeitenden, konzerngebundenen Unternehmen sollte eine Budgetplanung erstellt werden. Das Problem: Es gab keine belastbaren Vergangenheitsdaten.

Das mittelständische Unternehmen war relativ klein und erst ein Jahr vorher aus einer Insolvenz heraus von dem Konzern aufgekauft worden. Die Budgetplanung aus dem Vorjahr entsprach eher einem theoretischen Businessplan, die Daten waren so auf das konkrete Geschäft nicht übertragbar.

Von der Konzernseite aus gab es sehr ambitionierte Wachstumsziele, auch diese sollten inkl. der dazu erforderlichen Investitionen, natürlich auch der erwarteten Auftragseingänge aufgrund von Vertriebserfolgen geplant werden.

Das eigentliche Problem bestand aber in den fehlenden Vergangenheitsdaten. Es war schlicht nicht möglich, auf der Basis der Vorjahresdaten z. B. mit Kostenanpassungen durch Inflation von 2-3 Prozent zu planen, da das Unternehmen erst hochgelaufen war. Es wurde nur im 1-Schicht-Betrieb gearbeitet, für die Zukunft waren aber je nach Auftragslage auch 2-Schicht- und 3-Schicht Betrieb vom Konzern erwartet worden, um die vorhandenen Betriebsmittel optimal auszunutzen und die ambitionierten Wachstumsziele zu erreichen.

Aus dem Konzern kam mehr oder weniger direkt der Vorschlag, für die Planung Daten aus einem Schwesterunternehmen heranzuziehen, diese müsse man lediglich auf die eigene Unternehmensgröße herunterbrechen, damit hätte man schon eine gute Planung. Da das Schwesterunternehmen aber um ein Vielfaches größer war und eine hochautomatisierte Serienfertigung betrieb, das genannte Unternehmen aber vor allem im Service-Bereich mit eher manuellen Prozessen arbeitete, funktionierte dieser Ansatz in keiner Weise.

Ich habe deshalb vorgeschlagen, eine vollständige „Bottom-up-Planung“ vorzunehmen, obwohl mir bewusst war, dass dies sehr zeitaufwendig werden würde. Der Geschäftsführer, ein Branchen-Quereinsteiger, der erst seit wenigen Monaten im Amt war und sich erst einmal selbst ein Bild von der Situation machen musste, sah das genauso.

Der vom Konzern vorgegebene Planungsrahmen umfasste drei Szenarien und deutlich mehr als 100 Kostenarten, etliche davon waren für das Unternehmen nicht von Bedeutung. Glücklicherweise waren in den letzten Monaten bereits Produktionsdaten erfasst worden, man hatte also wenigstens eine gewisse Basis.

Nun haben wir eine umfassende Auftragseingangs- und Umsatzplanung sowie eine Kapazitätsplanung in Produktion und Montage vorgenommen. Darauf folgte nach einer ebenso umfassenden Recherche die entsprechende Kostenplanung auf Basis des Produktportfolios. Schließlich musste das Ganze aufgrund der sehr ambitionierten Wachstumsziele auch durch eine sehr detaillierte Personalplanung abgerundet werden, auch abhängig von 1-Schicht-, 2-Schicht oder 3-Schicht-Betrieb.

In einem nächsten Schritt haben wir dieses „Daten-Korsett“ auf die drei geforderten Szenarien angewandt und über einen Zeitraum von mehreren Wochen immer wieder von allen Richtungen hinterfragt. Auch die zukünftige Rohstoffpreisentwicklung spielte für einen wesentlichen Teil der Materialkosten eine erhebliche Rolle. Schließlich musste das Budget vom Geschäftsführer später gegenüber der Konzernleitung verteidigt werden, davor hatte er vor allem als Branchen-Quereinsteiger hohen Respekt.

Das Ergebnis: Die erstellte Budgetplanung wurde von der Konzernleitung während der Präsentation ebenso von allen Seiten hinterfragt, viele Daten wurden „quer-geprüft“. Die gesamte Budgetplanung erwies sich als vollständig „in sich konsistent“, die Konzernleitung konnte das kaum glauben. Die Erwartungen an die Planungsqualität waren weit übertroffen worden. Der Geschäftsführer bekam großes Lob für die Planung, es war auch bekannt, dass diese letztlich von mir erstellt worden war.

Das Beste daran war aber, dass sich das Unternehmen im Folgejahr, in dem eine Rendite deutlich über den Konzernerwartungen erzielt werden konnte, sehr gut steuern ließ, denn mit der umfassenden, wenn auch zeitraubenden „Bottom-up-Planung“ war ein sehr guter Grundstein gelegt, um das tägliche Geschäft im wahrsten Sinne des Wortes zu „steuern“. Somit hatte sich dieser mehr als zeitintensive und auch etwas kräftezehrende Weg der Budgetplanung mehr als gelohnt, auch für die weitere Zukunft.

Wenn Sie mehr zum Themenkomplex „Datenbasierte Unternehmenssteuerung“ erfahren möchten, können Sie gerne an meinem Vortrag am 19.04.2023 um 17 Uhr beim BF/M in Bayreuth (Online-Veranstaltung) teilnehmen. Ich würde mich freuen.

Hier geht es zur Anmeldung:

https://www.bfm-bayreuth.de/?event=aktuelle-herausforderungen-chancen-in-der-unternehmensfuehrung&event_date=2023-04-19

Kontaktdaten:
Oliver Unterburger – CONSULTING
Frankenstr. 50, 95448 Bayreuth
Tel.: 0157 75742240

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