Ein Beitrag von Oliver Unterburger.

In meinen Projekten in KMU’S beobachte ich immer wieder, dass der Monatsabschluss ungefähr am 20., manchmal auch erst am 25. Tag eines Monats fertiggestellt ist. Dies empfinde ich selbst, manchmal auch die Geschäftsleitung, als alles andere als optimal, da man bei schlechten Geschäftszahlen bzw. Werten, die mehr oder weniger weit unter den Erwartungen des Managements bzw. der Budgetplanung liegen, für den laufenden Monat keine Möglichkeit mehr hat, in irgendeiner Form gegenzusteuern.

Ursachen für diesen relativ späten Termin sind häufig eine große Anzahl manueller Auswertungen, die viel Zeit in Anspruch nehmen und neben dem Tagesgeschäft in der kaufmännischen Abteilung erstellt werden müssen. Dies liegt häufig auch an einer unzureichend eingeführten/konfigurierten Unternehmenssoftware/ERP-System, so dass viele Auswertungen und Kennzahlen/KPI’s nicht auf Knopfdruck erhältlich sind, sondern mühsam und mit erheblichem Zeitaufwand manuell erstellt werden müssen.

Schließlich müssen auch alle Eingangsrechnungen rechtzeitig genehmigt und ggf. mit der korrekten Kostenstelle und/oder dem entsprechenden Kostenträger verbucht sein, damit man auch tatsächlich ein klares Bild des vergangenen Monats abbilden kann. Auch dies funktioniert häufig nur durch mehrfaches Nachfragen der Buchhaltung bei allen Beteiligten. Alle diese Aktivitäten kosten Zeit und verschieben den Termin des Monatsabschlusses vom Monatsersten entsprechend weit nach hinten.

Wenn die Geschäftszahlen dann nicht so ausfallen wie erwartet, gibt es bei der Geschäftsleitung, manchmal aber auch bei den Fachabteilungen, erhebliche Frustration. Bei der Analyse der Zahlen stellt man oft fest, welche Aufträge in der Abarbeitung schlechter laufen als erwartet, kann aber gar nicht kurzfristig gegensteuern, da ja seit dem Monatsanfang, als diese Werte theoretisch hätten bekannt sein können, bereits wieder 20 bis 25 Tage verstrichen sind.

Steuert man dann an genau diesen Punkten sofort nach Erhalt des Monatsabschlusses gegen, muss man die verbliebenen Tage des aktuellen Monats und dann weitere 20 bis 25 Tage abwarten, bis man anhand weiterer Daten beurteilen kann, ob die Gegensteuerungsmaßnahmen die gewünschten Effekte erzielen. Im schlimmsten Fall hat man dann erneut die gleiche Situation, die Geschäftszahlen bleiben weiter unterhalb der Erwartungen und man hat erneut 1-2 Monate Zeit verloren, um sich zu verbessern.

Damit Ihnen zukünftig dieser „Teufelskreis“ in Ihrem Unternehmen erspart bleibt, hier mein Vorschlag: Finden Sie Mittel und Wege, Ihren Monatsabschluss möglichst kurzfristig nach dem Monatsende zu erstellen. Dazu gehören verbindliche Termine für die Buchhaltung, aber auch für andere Abteilungen. Darüber hinaus benötigen Sie eine Unternehmenssoftware/ERP-System, die so konfiguriert ist, dass Sie bzw. Ihre Mitarbeiter die wichtigsten Auswertungen und Kennzahlen/KPI’s auf Knopfdruck erstellen können, im Idealfall auch jederzeit während des laufenden Monats.

Was haben Sie davon? Im Idealfall einen vollständigen Monatsabschluss mit allen wichtigen Geschäftszahlen/KPI’s bereits wenige Arbeitstage nach Monatsende. Diese können Sie dann mit Ihren Abteilungsleitern und weiteren Verantwortlichen konstruktiv diskutieren. Liegen die Werte innerhalb der Erwartungen oder sind sogar besser, können Sie sich über Ihren geschäftlichen Erfolg freuen.

Liegen die Zahlen unterhalb Ihrer gesteckten Ziele, haben Sie sofort eine Diskussionsgrundlage für Gegensteuerungsmaßnahmen, die Sie sofort und noch im laufenden Monat umsetzen können.

Wenn dann auch in den folgenden Monaten bereits wenige Tage nach Monatsbeginn der nächste Monatsabschluss vorliegt, können Sie daran erneut sofort ablesen, ob die ergriffenen Maßnahmen die gewünschte Wirkung entfalten.

Wenn Sie den Eindruck haben, dass auch in Ihrem Unternehmen zu wenig Aufmerksamkeit auf einen kurzfristig erstellten Monatsabschluss verwendet wird und Sie Wert auf den „Blick von außen“ legen, sprechen Sie mich gerne an. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.

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