Ein Beitrag von Ismail Kaya. 

In unserer heutigen digitalen Welt sind Unternehmen ständig bestrebt, ihre internen Prozesse zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein Bereich, in dem viele Firmen signifikante Verbesserungen erzielen können, ist der Rechnungseingang. Der Umstieg von einem analogen auf einen digitalen Rechnungseingang bietet eine Fülle von Chancen und Potenzialen. Da ich mich bei ProComp im Bereich Informations- und Prozessmanagement täglich mit diesem Thema auseinandersetze, skizziere ich nachfolgend, warum und wie der digitale Rechnungseingang Ihre Abläufe effizienter gestaltet und sowohl Kosten als auch Zeit spart.

Effizienzsteigerung

Ein wesentlicher Vorteil des digitalen Rechnungseingangs ist die Bearbeitungsgeschwindigkeit. Während bei analogen Rechnungen oft mehrere physische Schritte erforderlich sind, wie z.B. das Öffnen von Umschlägen, das Sortieren, das manuelle Weiterleiten und die Freigabe der Rechnungen, kann die Bearbeitung digitaler Rechnungen automatisiert und beschleunigt werden. Auf Plattformen wie JobRouter kann eine Rechnung beispielsweise automatisiert hochgeladen, einer Person zugewiesen und von dieser freigegeben werden – alles digital und sicher.

Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens, das monatlich 500 Rechnungen erhält. Bei einem analogen Prozess dauert es durchschnittlich mindestens 10 Minuten, um eine Rechnung zu bearbeiten (exklusive der Wartezeiten zwischen den einzelnen Prozessschritten). Das ergibt insgesamt 5000 Minuten oder 83,3 Stunden. Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung wird diese Zeit halbiert. Das Unternehmen spart also ca. 41,6 Stunden im Monat – eine ganze Arbeitswoche.

Kosteneinsparung

Diese Zeiteinsparung führt direkt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Mit den obigen Zahlen spart das Unternehmen, ausgehend von durchschnittlichen Personalkosten von 35 Euro pro Stunde, ca. 1450 Euro pro Monat, nur durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs. Das sind über 17.000 Euro im Jahr!

Weitere Vorteile

Neben den direkten Kosteneinsparungen bietet der digitale Rechnungseingang auch weitere Vorteile:

  • Vermeidung von Fehlern: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung von Rechnungen auftreten können.
  • Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch die Automatisierung kann die Rechnung schneller überprüft und genehmigt werden, was zu einem besseren Cashflow führt. Zudem werden Skontofristen durch automatische Erinnerungen immer eingehalten.
  • Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch und weniger physische Transportmittel (z.B. Postzustellung) reduzieren den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.
  • Archivierung und Zugriff: Digitale Rechnungen sind einfacher zu speichern, zu suchen und abzurufen, was die Effizienz zusätzlich steigert und eine revisionssichere Archivierung garantiert.

Es ist an der Zeit, dass Unternehmen in ihre Zukunft investieren und Potenziale ausschöpfen. Wir bei ProComp unterstützen auch Sie gerne dabei, alle Chancen der Digitalisierung zu nutzen und Ihren Betrieb noch effizienter zu gestalten.

Kontakt:
ProComp Professional Computer GmbH
Herr Ismail Kaya
Industrieallee 1
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Tel.: +49 9231 9970 42
E-Mail: ismail.kaya@procomp.de