Sind Ihre Geschäftsprozesse ausreichend digitalisiert? 

Ein Beitrag von Oliver Unterburger 

In meinen Projekten erlebe ich immer wieder, dass Unternehmen die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse häufig noch sehr „halbherzig“ umsetzen. 

Häufig werden an einigen Stellen „state-of-the-art“-Lösungen auf höchstem Niveau eingesetzt, bei denen man sich als Außenstehender fragt, ob dies an der einen oder anderen Stelle für dieses bestimmte Unternehmen vielleicht sogar etwas „mit Kanonen auf Spatzen geschossen“ ist. An anderen Stellen würde man sich wiederum einen deutlich höheren Grad an Digitalisierung wünschen. 

In einem meiner Projekte bei einem produzierenden Unternehmen gab es einen großen Engpass in der Buchhaltung bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen. Die Buchhaltung konnte mit der Anzahl der eingehenden Rechnungen einfach nicht schritthalten. Es waren zu wenige Mitarbeiter, um dies manuell stemmen zu können. 

Nach zahlreichen Diskussionen, wie man das Problem lösen könnte, zumal die Geschäftsleitung nicht bereit war, mehr Mitarbeiter einzustellen, habe ich vorgeschlagen, das Problem durch Digitalisierung zu lösen. Anstatt die meistens als PDF-Datei, selten auch noch per Post eingehenden Rechnungen manuell im vorhandenen ERP-System/ in der Unternehmenssoftware zu verbuchen, können die Dateien bzw. Papier-Rechnungen auch per OCR-Schrifterkennung „gelesen“ und dann die Daten automatisch in die Software übernommen werden. 

Bei größeren Lieferanten kann die Rechnung ggf. auch per EDI versendet bzw. empfangen werden. In Zukunft wird die E-Rechnung für viele Unternehmen verpflichtend. In diesem Projekt kamen jedoch die meisten Eingangsrechnungen von kleineren Unternehmen, die aktuell nicht in der Lage waren, Rechnungen per EDI zu versenden. 

Im Idealfall erfolgt die Verbuchung nach Einführung einer entsprechenden Rechnung dann zumindest halb-automatisch, die Rechnungsdaten müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Dies spart den Mitarbeitern eine Menge Zeit. Nur in bestimmten Fällen, wenn eine Rechnung nicht korrekt eingelesen wurde, muss ggf. eine manuelle Korrektur erfolgen. 

Wir haben dies dann mit einer Software-Lösung, die auch KI-Bestandteile enthält, in Zusammenarbeit mit einem IT-Systemhaus umgesetzt. Nach einer Trainings- und Testphase der Software stellte sich eine erhebliche Vereinfachung und Zeitersparnis bei den Mitarbeitern der Buchhaltung ein.  

Um eine weitere Ersparnis zu erreichen, wurde auch der Freigabeprozess der Rechnungen digitalisiert. Die elektronischen Belege wurden innerhalb des ERP-Systems an die jeweiligen Besteller gesendet und konnten dann nicht per Unterschrift oder E-Mail, sondern per Mausklick „abgezeichnet“ und damit für die Zahlung freigegeben werden, die Freigabe konnte auch mit Begründung, z. B. nicht die Bestellung der eigenen Abteilung, verweigert werden. 

Hier gab es nicht nur eine Erinnerungs-Funktion an die Besteller, wenn Rechnungen nach einer gewissen Zeit noch nicht abgezeichnet waren, sondern auch eine Übersicht über noch nicht freigegebene Rechnungen inkl. Lieferant/Kreditor, Rechnungsbetrag und Name des Bestellers, so dass die Buchhaltung sich im Zweifel auch direkt an die jeweiligen Besteller wenden konnte. 

Im Ergebnis gab es eine erhebliche Vereinfachung und Zeitersparnis bei der Freigabe und Buchung von Eingangsrechnungen, darüber hinaus eine wesentlich bessere Transparenz der vorhandenen Eingangsrechnungen, was auch zu einer einfacheren kurzfristigen Liquiditätsplanung führte. 

Dies ist nur ein Beispiel von vielen Möglichkeiten, mit denen man in einem Unternehmen durch Digitalisierung eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis erzielen kann. In anderen Abteilungen/Bereichen bzw. bei anderen Themenstellungen gibt es natürlich zahlreiche weitere Möglichkeiten, kurz- und mittelfristig Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig auch die Qualität der Geschäftsprozesse zu verbessern. 

Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihr Unternehmen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen möglicherweise noch „Luft nach oben“ hat und Sie Wert auf den „Blick von außen“ legen, sprechen Sie mich gerne an. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.

Kontakt: 

Oliver Unterburger – CONSULTING 

Beratung für kleine und mittelständische Unternehmen 

Frankenstr. 50, 95448 Bayreuth 

Tel.: 0157 75742240 

E-Mail: info@oliver-unterburger.de