Kennen Sie die Auswertungen in Ihrem Unternehmen? Sind Sie sicher? – von Oliver Unterburger

In einem meiner Projekte gab es eine Vertriebsassistentin, die am Monatsende zahlreiche Auswertungen erstellen und an die Führungskräfte verschicken musste. Der Aufwand dafür betrug zwei volle Arbeitstage.

Da ich für mein Projekt auch von ihr häufiger vertriebliche Daten benötigte, stellte ich fest, dass diese beiden Tage für entsprechende Nachfragen „tabu“ waren, sie war extrem gestresst und hatte dafür einfach keine Zeit.

Nach zwei Monaten ließ ich mir die o. g. Auswertungen zeigen, ebenso das „Procedere“ der Erstellung. Sie hatte eine Art „Gebrauchsanleitung“ und selbst nach zwei Jahren Sinn und Zweck der Daten nicht verstanden, sie hatte es einfach von Ihrer Vorgängerin übernommen.

Auch für mich ergaben die Auswertungen keinen wirklichen Sinn, ich konnte mir nicht erklären, wer dies für welche Zwecke benötigen würde. Ich konnte mir auch nicht erklären, was die Führungskräfte damit wollten. Auch der neue Betriebsleiter, dem wir die Daten zeigten, konnte sich das nicht erklären.

Diese beiden Tage Arbeitszeit fehlten dadurch für die eigentliche Vertriebsassistentinnen-Tätigkeit. Deshalb beschlossen wir zusammen mit dem Betriebsleiter, diese Auswertungen ab sofort nicht mehr zu versenden. Wir würden dann einfach abwarten, wer sie vermisst und danach fragt.

Nach 3 Wochen(!) erklärte am Rande einer Besprechung der CFO, er hätte doch jeden Monat einige Auswertungen von der Vertriebsassistentin bekommen, diese würden aktuell fehlen. Wir fragten ihn, welche Berichte dies seien und was er damit mache. Er erklärte uns, dies könne er im Moment gar nicht genau sagen. Wie auch andere Führungskräfte bekäme er sie seit Jahren, würde sie aber, wenn überhaupt, nur überfliegen und auch nichts damit tun.

Später stellte sich heraus, dass kein einziger(!) Empfänger diese Auswertungen nutzte. Sie waren von einer Führungskraft konzipiert worden, die seit Jahren gar nicht mehr in dem Unternehmen arbeitete. Mit Zustimmung der Geschäftsleitung beendeten wir die Erstellung dieser Berichte.

Am schwierigsten war es allerdings, dies der Kollegin zu erklären. Wir haben ihr die Situation offen geschildert und sie war sprachlos, ist in Tränen ausgebrochen und in dem Moment kam der ganze Stress über zwei Jahre in ihr hoch, den sie in die rechtzeitige Erstellung und Abgabe investiert hatte.

Sie war fassungslos über ihre zahlreichen Überstunden und damit verbundenen privaten Probleme, die dadurch entstanden waren, dass sie so spät nach Hause kam und gewisse Verpflichtungen (z. B. Kind vom Kindergarten abholen, etc.) jeweils an Verwandte delegieren musste.

Warum schreibe ich das? Eine einmal geforderte Auswertung ergibt oft einige Zeit später keinen Sinn mehr und sollte dann auch eingestellt werden. Hier sollte man regelmäßig prüfen, welche Auswertungen im Unternehmen existieren und was damit geschieht.

Leider mache ich in meinen Projekten immer wieder die Erfahrung, dass dies nicht in ausreichendem Umfang stattfindet. In vielen Unternehmen ist es eher so, dass die Anzahl der Auswertungen von Jahr zu Jahr zunimmt, der Erkenntnisgewinn allerdings eher abnimmt.

Bei immer höherer „Schlagzahl“ der Auswertungen lässt die Effizienz zur Steuerung des Unternehmens aber im Zweifel eher nach als dass sie besser werden würde.

Vor einiger Zeit habe ich ein Unternehmen bei der Budgetplanung unterstützt. Im Rahmen der Planung haben wir festgestellt, dass die Zahlen, die monatlich an die Geschäftsleitung verteilt worden sind, inhaltlich z. T. stark verzerrt sind, da die Datenbasis nicht valide ist. Dies war bisher aber niemandem aufgefallen.

Wenn Sie den Eindruck haben, dass bei Ihren Auswertungen / Ihrem Reporting ein gewisser „Wildwuchs“ entstanden ist und Sie Wert auf den „Blick von außen“ legen, sprechen Sie mich gerne an. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.