Im letzten Artikel „Digitalisierung nervt – oder?“ haben wir uns die Frage gestellt, wie man das „Nerven“ reduzieren oder gar gänzlich verhindern – insbesondere, wie man Digitalisierung besser und menschenfreundlicher gestalten kann.

In den kommenden Newslettern wollen wir dies in einer Reihe von einfachen Beispielen beschreiben. Den Anfang macht ein kleines Tool mit großer Wirkung:

Die Applikation: Besucherlisten – „Visitors Sign In“

Stellen Sie sich folgenden Fall vor:

Beim Besuch eines Kunden muss man sich am Empfang handschriftlich in eine Papierliste eintragen. Diese Liste besteht oft aus Tabellen mit schmalen Spalten, die viel zu klein sind. Ist der handschriftliche Eintrag später gut zu lesen? Nein. Meist ist der Name kaum erkennbar.

Außerdem müssen mehrere Besucher warten, bis sie sich anmelden können. Das handschriftliche Verfahren ist langwierig, ungenau und unsicher.

Auch der Verwahrort der Liste ist im Katastrophenfall möglicherweise unklar. Es ist nicht direkt ersichtlich, welche Besucher im Haus sind und bei einer Evakuierung gefunden werden müssen.

Darüber hinaus sollen weitere Daten des Besuchers nacherhoben werden. Beispielsweise braucht der Besucher eine Parkplatz Reservierung. Hierzu wird das Kennzeichen des KFZ benötigt.

Der Kommunikationsaufwand von Gastgeber und Besucher ist also sehr viel höher als gedacht.

Ein Fall für die LivingApps der LivingLogic AG

Das Unternehmen erwägt nun eine digitale Lösung, die individuell den Prozess des Hauses abbildet und sich schnell umsetzten lässt. Die Anwendung soll eine hohe Flexibilität aufweisen, um auch nach Inbetriebnahme noch Änderungen vornehmen zu können. Ein Fall für den Einsatz der LivingApps der LivingLogic AG aus Bayreuth.

Die Lösung für das beschriebene Problem ist die Implementierung eines digitalen Anmeldesystems, das die handschriftliche Eintragung in Papierlisten ersetzt. Mit LivingApps kann dies ein technisch affiner Mitarbeitender der Organisationsabteilung im Handumdrehen selbst umsetzen. Ressourcen der IT werden nur in ganz wenigen Situationen benötigt.

Selbst erstellte Lösung statt zugekaufter Zwangsjacke

Die gewünschte Applikation wird über einen LivingApps-Link im Intranet bereitgestellt. Am Empfang wird die kleine Anwendung auf einem Tablet oder einem Computer platziert, um Besuchern zu ermöglichen, sich einfach und schnell digital anzumelden. Durch die Verwendung der mit LivingApps selbst erstellten, firmeneigenen, digitalen Formulare erhöht sich die Lesbarkeit der Einträge.

Das Anmeldesystem ermöglicht es, über eine digitale, per Mail automatisch verschickte Einladung mit QR – Code und Link, im Voraus zusätzliche Kontaktdaten einzugeben.

Dies reduziert den Kommunikationsaufwand von Gastgeber und Besucher deutlich. Die Anmeldung verkürzt sich erheblich, denn die Person meldet sich mit dem QR-Code der LivingApp am Empfang an, erfasst die Zeit der Ankunft und später auch die Zeit der Abreise.

Maximale Flexibilität der LivingApps

Die LivingApp ist flexibel, da Änderungen an der Anmeldeprozedur selbst nachträglich noch vorgenommen werden können.

Mit der selbst gebauten LivingApp werden auch automatisch Reports generiert, um die Anzahl der Besucher pro Tag, Woche oder Monat zu verfolgen. Weitere Auswertungen zu Controlling- oder Marketingzwecken lassen sich leicht selbst hinzufügen. Auch eine Verbindung zum eigenen Kunden- Management sind ein Kinderspiel.

Sicherheit und Effizienz

Insgesamt ist das digitale Anmeldesystem sicherer als Papierformulare, denn die Daten sind in einer Cloud gespeichert und können so sofort abgerufen werden.

In der Cloud sind die Daten vor Verlust oder Beschädigung geschützt. Insgesamt kann ein digitales Anmeldesystem die Prozesse im Unternehmen erheblich verbessern und spart Zeit und Geld.

Wie das alles geht?

Probieren Sie es selbst aus. Registrieren Sie sich unter:

https://my.living-apps.de/login.htm

LivingApps ist

– das Werkzeug Für die Einstellung von maßgeschneiderten IT-Lösungen
– so einfach, dass es JEDER nutzen kann.
– universell wie Spreadsheets beziehungsweise ganze Office Pakete, die am häufigsten eingesetzten Werkzeuge für IT-Lösungen.
– gleichzeitig die Lösung alle Aufgaben der bekannten speziellen Portale und Apps für Umfragen, Newsletter, persönliche Informationsverwaltung (Notizen, Bilder), Team Kommunikation/Projektmanagement, Veranstaltungsorganisation oder Dateiverwaltung.

LivingApps können

– Arbeitsaufgaben in Gruppen koordinieren
– Nutzer ganz einfach miteinander kommunizieren lassen
– Wissen austauschen und dabei Inhalte verbessern

Ein Beitrag von:

Claus Ehrhardt
Manager Business Development
Geschäftsstrategie
0172/8654789
http://www.livinglogic.de

LivingLogic AG
Markgrafenallee 44
95448 Bayreuth