Ein Beitrag von Oliver Unterburger

In meinen Projekten erlebe ich es immer wieder, dass die meistens im Herbst eines Jahres erstellte Budgetplanung nicht ausreichend ernst genommen wird. Budgetplanung wird hier häufig eher als notwendiges Übel statt als strategisches Planungsinstrument betrachtet. Dies sollte unbedingt vermieden werden, da es im folgenden Jahr erhebliche Konsequenzen haben kann.

Gründe für diese Betrachtungsweise sind häufig Zeitknappheit bzw. der Mangel an entsprechenden personellen Ressourcen, manchmal gepaart mit der Auffassung, eine Budgetplanung könne gar nicht genau sein, da sich das kommende Jahr in aller Regel anders entwickelt, als erwartet. Das ist zwar nicht ganz falsch, aber auch nur die „halbe Wahrheit“.

Budgetplanung sollte hier nicht nur unter rein operativen Gesichtspunkten betrachtet werden, sondern auch eine strategische Komponente enthalten. Was bedeutet es in den einzelnen Bereichen, wenn die vorhandene Strategie genauso umgesetzt wird, wie geplant? Welche Umsätze sind tatsächlich zu erwarten, welche finanziellen Aufwendungen stehen dem konkret gegenüber? Der Erkenntnisgewinn aus dem genauen Hinterfragen dieser Aspekte kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Bricht man seine Strategie auf einzelne Produkte/Dienstleistungen herunter und berücksichtigt je nach Branche ggf. auch eine “Saisonkurve“, so wird man sehr schnell feststellen, ob die erarbeitete Strategie auch tatsächlich konkret aufgehen kann.

Möglicherweise ist hier an der einen oder anderen Stelle noch Feintuning nötig. Darüber hinaus kann man durch die beschriebene Vorgehensweise im folgenden Jahr Unterschreitungen, ggf. auch Überschreitungen der Planwerte wesentlich exakter analysieren.

Bei Startups ergibt sich nach meiner Erfahrung häufig das Problem, dass man als Grundlage der Planung keine Vergangenheitswerte hat, da das Unternehmen noch nicht lange existiert. Außerdem wollen Investoren häufig eine von Umsatz- und Kostentreibern abhängige Planung bzw. eine entsprechende Vorschau für mehrere Jahre.

Dies kann bei z. B. erheblicher Unterschreitung der gesetzten Umsatzziele für die Kostenstruktur eines Startups, insbesondere bei den Fixkosten, später zu erheblichen Verwerfungen führen. Hier wird deshalb häufig in Umsatz- und Kostentreiber-abhängigen Szenarien geplant (Best-Case, Middle-Case, Worst-Case), um bereits während der Planung festzustellen, wie sich bei unterschiedlich hohen Umsätzen bzw. unterschiedlich starker Auslastung die übrigen (Fix-)Kosten entwickeln.

Stellt sich hier heraus, dass dies in bestimmten Bereichen erhebliche Auswirkungen hat, kann man schon bei der Planung z. B. von fest angestellten Mitarbeitern zu Leiharbeitnehmern oder freien Mitarbeitern umschwenken. Bei Computer-Hardware oder Software kann man statt des Kaufs auf skalierbare Mietlösungen umsteigen, um beschäftigungsabhängige Kosten zu sparen.

Im Zweifel kann auch die Digitalisierung von bisher manuell ausgeführten Prozessen hier eine Lösung sein. Statt z. B. Mitarbeiter in einem Call-Center einzustellen oder eine entsprechende Call-Center-Agentur zu beauftragen, könnte man möglicherweise bestimmte Aufgaben durch einen Chat-Bot erledigen lassen. Statt manuell IT-Einrichtungen vorzunehmen, könnten man dies z. B. durch entsprechende (Miet-) Software automatisieren.

Diese Überlegungen bzw. die Umsetzung entsprechender Maßnahmen ist später umso leichter und schneller möglich, je früher man sich damit beschäftigt hat, insbesondere bei der Budgetplanung. Dann kennen Sie im Zweifel bereits Anbieter, Preise und Kosten, ggf. auch Einrichtungs- und Lieferzeiten und können bei Bedarf schnell reagieren.

Im Idealfall können Sie dann im kommenden Jahr Ihr Unternehmen auf der Basis dieser Budgetplanung, die Sie auch als strategisches Planungsinstrument nutzen, wirklich steuern und haben eine sehr gute Ausgangslage, um bei Abweichungen von der Planung die Ursachen klar zu analysieren und auch kurzfristig geeignete Gegenmaßnahmen wahlweise auf der Umsatz- oder der Kostenseite ergreifen zu können.

Wenn Sie den Eindruck haben, dass auch in Ihrem Unternehmen zu wenig Aufmerksamkeit auf eine auch strategisch orientierte Budgetplanung verwendet wird und Sie Wert auf den „Blick von außen“ legen, sprechen Sie mich gerne an. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.

Kontakt:

Oliver Unterburger – CONSULTING
Beratung für kleine und mittelständische Unternehmen
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